Organisatie en vertrouwenspersonen

JustBiz heeft zich ten doel gesteld om een bijdrage te leveren aan de realisatie van duurzame vormen van bedrijfsvoering, met niet alleen oog voor het te realiseren bedrijfsdoel, maar ook met oog voor alle belanghebbenden die daarin een rol spelen. Een belangrijk aspect daarin betreft de realisatie van een cultuur van openheid en aanspreekbaarheid, waarin vertrouwen, veiligheid, en wederzijds respect aan de basis liggen van de manier van werken van de organisatie. Naarmate een organisatie groeit, wordt dat minder vanzelfsprekend. Een mogelijke vorm van geschikte ondersteuning kan dan gevonden worden in het aanstellen van interne en/of externe vertrouwenspersonen.

Neem contact op met JustBiz voor een kennismakingsgesprek, als u graag meer wilt weten over wat JustBiz zou kunnen betekenen op dit terrein voor uw organisatie. De achtergrond van Lucianne Verweij op het gebied van (zakelijke en sociale) integriteit en integriteitsmanagement, en haar ervaring als mediator maken haar uitermate geschikt voor een mogelijke rol als vertrouwenspersoon, voor zowel het gebied ongewenste omgangsvormen als integriteit.

U kunt daarbij denken aan ondersteuning van medewerkers, management, en interne vertrouwenspersonen, maar ook aan het inrichten van het gehele interne meldprogramma; in zowel het opzetten van een programma wat bij uw organisatie past, als de uitrol daarvan.

Wat daarbij komt kijken heb ik o.a. voor het Huis voor Klokkenluiders uitgewerkt in hun brochure ‘Integriteit in de praktijk; de vertrouwenspersoon’.

De inhoud hiervan heb ik vertaald naar een korte self assessment. Zo kunt u snel vaststellen of uw organisatie haar zaken op orde heeft.

Waarom een externe vertrouwenspersoon?

Detectie

Misstanden komen bij ons niet voor, denken veel werkgevers. Dat is een misvatting. Onderzoek wijst uit dat in 2014 minstens 1 op 5 werknemers in de afgelopen 2 jaar een vermoeden van een misstand had; 28,8% in de publieke sector, en 21,5% in de private sector (Berenschot 2014).

Naast deze praktijk geeft ook de wet redenen voor actie; sinds juli 2016 zijn organisaties met 50 medewerkers of meer verplicht een regeling te hebben voor het intern melden van (vermoedens van) misstanden. Op basis van deze Wet Huis voor klokkenluiders hebben medewerkers van organisaties met 50 medewerkers of meer wettelijk het recht om een adviseur, bijvoorbeeld een vertrouwenspersoon, in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand.

Preventie

Een vertrouwenspersoon kan meer dan alleen ondersteuning verlenen aan medewerkers die overwegen om te melden. Als organisatie heb je immers meer baat bij voorkomen dan genezen. Misschien nog wel belangrijker is daarom een adviesfunctie of sparring rol voor zowel medewerkers als management over hoe best te handelen in een gegeven situatie of dilemma waar integriteit in het geding is.

Een rol in zowel preventie als detectie geeft een vertrouwenspersoon een gezicht aan de bestaande code en meldregeling. Dit zal ook de gang naar de vertrouwenspersoon vergemakkelijken.

Taken van de externe vertrouwenspersoon

operationeel support

De vertrouwenspersoon:

biedt medewerkers zowel als management de mogelijkheid om op een veilige manier te sparren of advies te vragen over integriteitskwesties of (vermoedens van) integriteitschendingen of ongewenste omgangsvormen;
biedt een luisterend oor aan de medewerker die overweegt te melden;
brengt samen met de medewerker het probleem in kaart en helpt de medewerker een eigen afweging te maken over wel of niet (intern) melden. Eventueel kan de vertrouwenspersoon namens de medewerker de melding naar de organisatie doorzetten.
biedt ondersteuning en begeleidt de medewerker tijdens het meldingsproces;
geeft de organisatie een extra set van ogen en oren in de organisatie om vast te kunnen stellen in welke mate het beleid ook daadwerkelijk leeft
heeft het belang van zowel de melder als de organisatie op het oog

beleidsmatig support

Voor een effectieve aanpak is er meer nodig dan enkel het aanstellen van een vertrouwenspersoon en het vaststellen van een interne meldregeling. Zo is een heldere code, de commitment van de top, het gedrag en de cultuur binnen de organisatie, de awareness bij de medewerkers en de vindbaarheid van de regelingen minstens zo belangrijk.

Een goed opgezet integriteitsprogramma:

Sluit aan bij de doelstellingen van het bedrijf
maakt dat belangrijke informatie over mogelijke misstanden niet in de organisatie blijft ‘hangen’
kent een hoge meldingsbereidheid bij medewerkers
draagt bij aan een integriteitbewuste organisatiecultuur ter voorkoming van misstanden.
bevordert het gevoel van veiligheid en betrokkenheid bij de medewerkers;
voorkomt dat een medewerker zich gedwongen voelt om naar een externe partij op zoek te gaan om zijn of haar verhaal te doen;

Voor welke organisaties?

MKB en kleinere organisaties

Voor het MKB en kleinere organisaties biedt een externe vertrouwenspersoon het voordeel dat de expertise –het inrichten zowel als executie van een meldprogramma – ingekocht kan worden. Daarmee is kwaliteit, maar ook de vertrouwelijkheid geborgd.

Als organisaties aangesloten zijn bij een sector initiatief, (regionale) brancheorganisatie of anderszins, dan kan het ook interessant zijn om een meldprogramma op brancheniveau op te zetten voor de leden.

Een mogelijk onderdeel van een dergelijk programma zou de begeleiding kunnen zijn van de interne vertrouwenspersonen van de verschillende leden van de organisatie, bijvoorbeeld in de vorm van training, intervisie, een rol als aanvullende externe vertrouwenspersoon, en een mogelijke rol als helpdesk.

Grotere organisaties

Grotere organisaties hebben vaak een compliance functie ingericht, met oa de verantwoordelijkheid voor het inrichten van het meldprogramma voor integriteitskwesties, en het coördineren van onderzoek naar de binnengekomen meldingen.

De vertrouwenspersoon komt steeds vaker in beeld als welkome aanvulling op deze meldprogramma’s om zodoende de medewerker een bredere en meer diverse keuze te bieden voor het houden van een vertrouwelijk gesprek.

Een externe vertrouwenspersoon gespecialiseerd op het gebied van integriteit zou een eventuele aanvulling hierop kunnen zijn, om de interne vertrouwenspersonen, met vaak een achtergrond, kennis en kunde op het gebied van ongewenste omgangsvormen, bij te kunnen staan oa middels coaching, training, en het faciliteren van intervisie aangaande integriteitskwesties.

Wat kan JustBiz u bieden?

JustBiz kan voor uw organisatie ook optreden als externe vertrouwenspersoon. De achtergrond van Lucianne Verweij op het gebied van (zakelijke en sociale) integriteit en integriteitsmanagement, en haar ervaring als mediator maken haar uitermate geschikt voor deze rol, voor zowel het gebied ongewenste omgangsvormen als integriteit.

Daarnaast maakt haar brede ervaring met de inrichting en implementatie van een compleet programma voor het bevorderen van de integriteit haar bij uitstek geschikt om organisaties bij te staan. Ze kan zowel individuele organisaties adviseren, maar ook brancheverenigingen of andere samenwerkingsverbanden.

Wat daarbij komt kijken heb ik o.a. voor het Huis voor Klokkenluiders uitgewerkt in hun brochure ‘Integriteit in de praktijk; de vertrouwenspersoon’.

De inhoud hiervan is vertaald in een korte self assessment. Middels het contactformulier kunt u deze opvragen.

Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

opstellen van een mogelijke gedragscode
opstellen van een meldprocedure en bijkomende onderzoeksprotocollen ,
ontwikkelen en uitrollen van communicatie en trainingsprogramma’s
monitoren van en rapporteren over de effectiviteit van het programma .
begeleiden en ondersteunen van interne vertrouwenspersonen middels training, intervisie, helpdeskfunctie

JustBiz is flexibel in de tarifering, en zoekt graag met u die vorm die het beste aansluit bij uw organisatie; declaratie op basis van een uurtarief, een strippenkaart, of wellicht een abonnementsvorm. De mogelijkheden en tarieven zijn hier uiteengezet.