De compliance officer vs de vertrouwenspersoon

Ik kom nogal eens de stelling tegen dat de compliance officer geen vertrouwenspersoon zou moeten zijn omdat de vertrouwenspersoon primair de medewerker bijstaat en enkel bij gewetensnood vertrouwelijkheid zou mogen doorbreken, en de compliance officer toch primair het belang van de organisatie dient.

Ook ik ben er voorstander van deze twee rollen niet te combineren, maar ik denk dat bovenstaande redenering toch iets te kort door de bocht is.

Melder en melding vallen samen

De compliance officer mag dan wel primair het belang van de organisatie dienen, maar dat kan ook betekenen dat hij of zij vertrouwelijkheid juist om die reden zal honoreren. Dit speelt vooral bij ongewenste omgangsvormen waar melder en melding samenvallen. In mijn compliance rol betekende dit dat ik me ook niet geautoriseerd voelde om het vertrouwelijke karakter van het gesprek te doorbreken als de betrokkene geen toestemming gaf om formele melding te doen van zijn of haar verhaal over bijv. pestgedrag of sexuele intimidatie.  Dat zou een grote vertrouwensbreuk betekenen en de medewerker zou op geen enkele wijze medewerking verlenen aan het daaropvolgende onderzoek.  Laat staan dat hij of zij zich daarna nog ooit tot me zou wenden.

Melder en melding zijn te scheiden

Bij zakelijke integriteitsschendingen zijn melder en melding wel te scheiden en zal de compliance officer eerder in het belang van de organisatie tot een melding komen.  Maar om ook hier te voorkomen dat dit tot een vertrouwensbreuk leidt, zal ook een goede compliance officer daarbij voldoende aandacht schenken aan het belang van vertrouwelijkheid en gevoel van veiligheid voor de melder.  Een ‘ambtshalve melding’ behoort dan tot een van de mogelijkheden, waarbij de melder geheel buiten beeld blijft.

Oog voor belang van zowel medewerker als organisatie

Om vertrouwen te behouden zal de compliance officer dus waar mogelijk vertrouwelijkheid honoreren in belang van medewerker en organisatie.  Deze dubbele bril verwacht ik ook van een vertrouwenspersoon verantwoordelijk voor integriteitszaken.Voor mij is het onvoldoende om enkel op gewetensnood te varen, als het om doorbreken van vertrouwen gaat.  Het is een erg subjectief criterium en als opdracht/werkgever zou ik hier zeer onrustig over worden; zijn de organisatiebelangen op die manier wel afdoende gedekt?

Kom tot afspraken…

Op mijn trainingen geef ik daarom altijd het advies om daar als vertrouwenspersoon goede afspraken over te maken met de opdracht/werkgever, om zodoende tot een categorie integriteitsincidenten te komen, die verdedigbaar wel te melden zijn door vertrouwenspersoon, al dan niet met medewerking van de betrokkene.  Zonder die medewerking zou het dan een melding worden van de vertrouwenspersoon zelf.

Hoe geef je dan handen en voeten aan zo’n afspraak? Wat hierbij kan helpen is de toepassing van een risicobenadering: daar waar de mate van waarschijnlijkheid en de ingeschatte ernst van de overtreding beide hoog zijn – bijv bij maatschappelijke misstanden ondersteund door hard bewijs– dan kan de afspraak zijn dat de opdrachtgever erop mag vertrouwen dat de vertrouwenspersoon zorgdraagt dat de melding de opdrachtgever bereikt.  De opdrachtgever heeft namelijk niet een gering belang om dit soort vermoedens te kunnen onderzoeken.  De toekomst van de organisatie zou daarbij wel eens op het spel kunnen staan.

Daarnaast vraagt zo’n afspraak om heldere communicatie van de opdracht/werkgever naar de medewerkers dat ze weten waar ze aan toe zijn als ze naar een vertrouwenspersoon stappen.

…maar blijf daarnaast oog houden voor de context

De afspraak zal ruimte moeten laten voor een flinke ‘tenzij’; namelijk waar bescherming van de identiteit van betrokkene in het geding komt.  In specifieke situaties kan dat betekenen dat er ondanks de afspraak het geen gegeven is dat er  gemeld kan worden.  Als de twijfel structureel is, bijvoorbeeld vanwege de cultuur in het bedrijf, dan zou mijn advies zijn om dit proactief aan te kaarten bij de opdrachtgever, met vermelding van de mogelijke gevolgen, zoals het – om die reden – niet kunnen melden van relevante incidenten. Dan weet ook de werk/opdrachtgever waar ze aan toe zijn, en kunnen ze eventueel de noodzakelijke maatregelen treffen.

De benadering zoals hierboven uiteengezet vind je ook terug in de brochure van het Huis voor klokkenluiders; ‘Integriteit in de praktijk; de vertrouwenspersoon’.  Een brochure waar ik met plezier aan gewerkt heb.

Gezamenlijke intervisie

Kortom, in mijn optiek speelt vertrouwelijkheid voor beide functies een grote rol.  Dat ze aan de basis een ander uitgangspunt hebben maakt vermenging van deze rol onwenselijk.  Maar vermenging van functionarissen vind ik des te wenselijker; ik ben een grote voorstander van intervisie voor vertrouwenspersonen waar de compliance vertegenwoordiger of integriteitsfunctionaris bij aanwezig is, zodat beide functies van elkaar kunnen leren over elkaars vakgebied en over wat er speelt in de organisatie.  Daar zullen beiden beter van worden.

Meer lezen over dit onderwerp?  Kijk dan ook naar ‘vertrouwenspersonen en vertrouwelijkheid’, een drieluik van mijn hand voor de Merlijn Advies Group (MAG), of een eerdere blog over de relatie vertrouwenspersoon – compliance officer.