Covid 19, condooms en compliance

Onlangs beluisterde ik een podcast, waarvan ik de inhoud meer dan de moeite waard vond om met jullie te delen.  Niet alleen omdat het wellicht mensen op het idee brengt hoe de mondkapjes op een effectieve manier ‘aan de man’ te brengen, maar zeker ook omdat wij compliance mensen ons voordeel hier mee kunnen doen in de vormgeving en uitrol van onze ethics & compliance programma’s.

In deze podcast is Christian Hunt, oprichter van de organisatie Human Risk, in gesprek met Jill McDevitt, sexuologe.  Jill neemt de luisteraars mee in de 10 lessen, de afgelopen 4 decennia opgedaan in haar vakgebied, om het dragen van condooms geaccepteerd te krijgen als een effectieve manier om verspreiding van het dodelijke virus AIDS tegen te gaan.  De parrallellen zijn gemakkelijk te trekken naar de bestrijding van een ander dodelijk virus: Covid 19.

Al luisterend bedacht ik me dat er naast condooms en mondkapjes nog een ander gebied is waarin deze lessen zeer relevant zijn: het compliance & ethics domein.

10 lessen op weg naar compliance

Hieronder geef ik Jills lessen weer, en per onderwerp heb ik getracht een lijntje te leggen naar wat een uitrol van onze compliance programma’s vraagt, wil het effectief zijn.

Les 1 You can’t shame, guilt, or judge people into compliance. Does not work.

De strategie om in te zetten op schaamte, schuld of veroordeling is niet de weg naar gedragsverandering.  De praktijk leert dat het gewoon niet werkt. Dus campagnes waarin mensen te horen krijgen dat als ze zich niet houden aan regels, ze asociaal zijn, het risico lopen bestraft te worden of hun baan te verliezen, anderen er de dupe van worden, enzovoorts, zijn weggegooid geld.  Mensen voelen zich in deze aanpak aangevallen, voelen zich niet (h)erkent, en schieten in de verzet modus.

Les 2 Don’t lie. Don’t pretend wearing it doesn’t suck.

Het woord (h)erkenning is al gevallen.  Door de wereld mooier voor te stellen dan de werkelijkheid ervaren wordt, haken mensen af.  ‘Ja, jij hebt mooi praten, maar de praktijk is weerbarstig’.  Mensen voelen zich niet serieus genomen in de lastige vraagstukken of keuzes waar zij met regelmaat voor staan.  Geef mensen erkenning voor het gegeven dat naleving van regels ongemakkelijk, lastig, en moeilijk kan zijn in het krachtenveld waarin ze zitten. Eerlijkheid over en erkenning van mogelijke problemen brengt je verder in het realiseren van acceptatie dat het lastig is maar noodzakelijk.

Les 3 Normalize it. Make wearing the default, the norm.

Het oudste marketing truukje volgens Jill; iedereen doet het, dus als je het niet doet ben jij degene die zich buiten de groep plaatst.  Als mensen om zich heen zien dat naleving het ‘norm’aal is, willen zij niet degene zijn die er als enige van afwijkt.  Wat je daarmee doet is het concept ‘schaamte’ vanuit een andere invalshoek benaderen; namelijk vanuit de creatie van sociale druk. Leg meer nadruk op het soort organisatie dat je wil zijn, en wat voor gedrag daar als  vanzelfsprekend bij hoort. En ook met de consequentie dat als mensen daar niet in mee kunnen of willen, dat er dan geen plaats voor hen is binnen de organisatie. Succesvol willen zijn hierin vraagt overigens dan wel aandacht voor de volgende les.

Les 4 Be consistent with the messaging. Schools, workplaces, government officials, health workers, and movie stars all need to be saying the same thing.

Consistentie!  Niets belangrijkers dan dat.  Consistentie creëert vertrouwen en overtuiging dat de gepropageerde manier van handelen de juiste is.  Consistentie speelt op meerdere vlakken en over grenzen heen.  Niet enkel het verhaal en wie het verhaal vertelt, maar ook het handelen in lijn met het verhaal: het ‘zeggen wat we doen, en doen wat we zeggen’. Intern zowel als extern.  Boven en beneden in de organisatie, de sales manager en de controller, de inkoper en de directeur.  Hoe consistenter het geheel, hoe meer mensen zullen accepteren en vertrouwen dat dit is wat er van hen verwacht. Vanzelfsprekendheid krijgt een kans.

Les 5 Make them accessible. They should be free or at cost. They should be distributed in communities so wearing it is as easy as possible.

Maak compliance zo gemakkelijk mogelijk!  Dat brengt de discussie op de noodzaak van middelen, het moeten ‘kunnen’, naast het ‘willen’.  Als je wil dat mensen zich naar regels gaan gedragen, dan vraagt dat om het faciliteren daarna.  Het moet de mensen gemakkelijk worden gemaakt; krijgen ze de tijd voor reflectie, worden ze uitgenodigd om er over te praten, wordt er geluisterd naar hun zorgen, krijgen ze de (budget)ruimte om zich er naar te gedragen. Zijn er voldoende collega’s om de werkdruk mee te delen zodat die ruimte er is.  Er is een 1 op 1 verband met de les hierboven.

Les 6 Teach people to keep one on their person, in their purse, car, by their front door, etc. Having one on hand greatly increases the likelihood it will be used.

Zorg dat er altijd iemand voor handen is waarmee mensen hun vragen of zorgen kunnen bespreken.  Voor de hand ligt natuurlijk de leidinggevende, maar denk daarnaast ook aan de vertrouwenspersoon, de compliance officer, een helpdesk, een ethics app, enzovoorts.  Een mogelijkheid om instant, op het moment dat de vraag er is, iemand te kunnen voorzien van informatie of van een luisterend oor.  Geef mensen geen ruimte voor het excuus dat er op het kritieke moment dat er een besluit gevraagd werd, ze er alleen voor stonden.

Les 7 Be honest, but not fear-based, about their risks of transmitting the virus without wearing one.

Schenk aandacht in de communicatie aan de ‘Waarom’ vraag zonder de mogelijke gevolgen te overtrekken of enkel daarop te focussen.  Daarmee loop je het risico ongeloofwaardig te worden met als reacties ‘ja het zal wel’, ‘de soep zal niet zo heet gegeten worden’ of ‘dat gaat ons niet overkomen’.  Het schaadt de geloofwaardigheid van het verhaal, en daarmee het noodzakelijke vertrouwen van mensen in de noodzaak van de regels.  Hier zit ook iets in van les 1.  Houd het reëel.

Les 8 Help people learn the communication skills needed to talk to others they encounter who don’t want to wear one.

Het bekende ‘gewenste cultuur’ aspect.   Voor mij is dit de belangrijkste randvoorwaarde voor het slagen van een ethics & compliance programma dat tegelijkertijd misschien wel het moeilijkst te realiseren is.  Maak ruimte voor het werken aan communicatievaardigheden: hoe om te gaan met en ruimte te geven aan weerstand, hoe om te gaan met kritiek, zeker als die van een ondergeschikte komt.  Een conflictvaardige organisatie zal maken dat alle andere lessen op vruchtbare grond zullen landen.  Het creëert ruimte voor mensen om hun vragen en zorgen uit te drukken zonder de angst dat ze niet serieus genomen gaan worden.  Met het voordeel dat in die gesprekken betrokkenheid gecreëerd wordt en creativiteit ingezet kan worden om tot andere oplossingen te komen die wellicht ook werken. Er zijn immers meerdere wegen naar Rome.

Les 9 Target social marketing to different populations. A college student and a boomer will have very different reasons for non-compliance. Speak their language.

Taal.  Hoe bereik je degenen die je mee wil krijgen?  Gebruik in je communicatie heldere, aansprekende taal, begrijpelijk en herkenbaar voor een ieder in relatie tot hun activiteiten.  Je zult het niet redden met een ‘one size fits all’.  Stem je verhaal af op het werk wat ze doen, de prioriteiten die ze hebben, de omgeving waarin ze werken.  Betrek mensen in je comms campagne die mensen herkennen als autoriteit.  Doe een beroep op de marketing kennis in je organisatie om je te helpen hoe dit over de buhne te krijgen.  Zie ze dus niet enkel als een target group maar ook als een belangrijke medespeler!

Les 10 Improve their design to make them fit better and more comfortably.

Deze les ligt voor mij in het verlengde van les 5, toegankelijkheid.  Design je programma zodanig dat het geen extra laag vormt op al die andere programma’s die er al binnen je organisatie zijn, waar dat niet nodig is. Sluit zo veel mogelijk aan bij bestaande werkprocessen.  Verwerk trainingselementen in de training die al bestaat, verrijk de employee engagement survey met elementen die jouw helpen, of voeg compliance boodschappen toe aan bestaande communicatie.  Dat zal maken dat het voor medewerkers gemakkelijk is om het onderwerp te plaatsen in hun dagelijkse activiteiten.  Een soort ‘Intel inside’ maar dan anders.  Een belangrijke les die hier bij hoort is les 8.  Gebruik het dialoog om er achter te komen waar men last van heeft, welke andere oplossingen er zijn om tot eenzelfde uitkomst te komen.

De mens als uitgangspunt

Dit waren ze.  Niet alle lessen zullen eye openers zijn voor de doorgewinterde compliance professionals, maar het geheel biedt een mooi samenhangend verhaal over hoe de effectiviteit van onze ethics & compliance programma’s te verhogen, met als onderliggende boodschap; neem de mens, en hoe wij in elkaar zitten, als uitgangspunt. En vooral; neem ons serieus.

Mocht je Jills verhaal nog een keer willen naluisteren, dan kan dat hier.

Doe er je voordeel mee!  Deel het vooral ook met het Covid 19 crisis team in je organisatie, ik denk dat ze alle hulp goed kunnen gebruiken in deze tijd. wellicht dat mijn andere blog over dit onderwerp ze ook op ideeën brengt.

Overigens ben ik zeer gecharmeerd ook van de andere verhalen van Christian Hunt.  Zijn insteek; gebruik de mens en niet de regel als uitgangspunt, is wat mij betreft de weg naar hogere effectiviteit in onze ethics & compliance programma’s.  Zijn andere podcasts en video’s zijn daarom ook zeker de moeite waard om te beluisteren en te bekijken.

veel plezier ermee!

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *